Relier un configurateur à son ERP
Intégration ERP et CPQ : quelles données échanger, dans quel sens, par quelle méthode et dans quel ordre. Un guide pour fabricants, sans jargon technique.
Relier un configurateur à un ERP consiste à faire arriver dans l'ERP les commandes issues du configurateur, sans que personne ne les ressaisisse. C'est le cas d'usage le plus utile, et souvent le seul nécessaire au départ. Le reste, comme la synchronisation des prix ou des clients, peut venir plus tard, ou jamais.
Pourquoi relier le configurateur à l'ERP ?
Sans lien entre les deux, chaque commande est recopiée à la main. Quelqu'un lit le devis, puis saisit les dimensions, les options et les références dans l'ERP. Cette recopie prend du temps, et chaque ligne recopiée est une occasion d'erreur. Sur un produit sur mesure, une erreur de cote se découvre à la pose.
L'intégration supprime cette étape : la donnée est saisie une fois, par celui qui configure, et elle est juste partout ensuite.
Quelles données échanger ?
Quatre flux sont possibles. Ils n'ont ni la même valeur ni la même difficulté.
Les commandes
Du configurateur vers l'ERP. Le flux le plus rentable : c'est lui qui supprime la ressaisie.
Les clients
Dans un sens ou dans l'autre. Utile si vos revendeurs sont déjà créés dans l'ERP avec leurs conditions.
Les prix
De l'ERP vers le configurateur. Tentant, mais rarement simple : la structure tarifaire d'un ERP n'est pas celle d'un configurateur.
Les statuts
De l'ERP vers le configurateur. Le revendeur suit l'avancement de sa commande sans appeler.
Notre conseil : commencez par les commandes, et ne lancez les autres flux que si un besoin réel apparaît.
Les trois méthodes d'intégration
La méthode dépend de ce que votre ERP sait faire.
| Critère | Comment ça marche | Quand la choisir |
|---|---|---|
| API | Les deux logiciels se parlent directement, commande par commande | Votre ERP est récent ou expose des services web |
| Échange de fichiers | Le configurateur dépose un fichier que l'ERP importe à intervalles réguliers | Votre ERP est ancien, ou développé en interne |
| EDI | Un format d'échange normalisé entre entreprises | Vos partenaires l'imposent ou l'utilisent déjà |
Aucune n'est meilleure dans l'absolu. Un échange de fichiers bien conçu rend le même service qu'une API pour un fabricant qui traite quelques dizaines de commandes par jour.
Le vrai sujet : la correspondance des données
La technique est rarement ce qui bloque. La difficulté est de faire correspondre deux descriptions du même produit. Le configurateur parle de « porte de garage sectionnelle, 2400 × 2125, blanc, motorisée ». L'ERP attend des codes articles, des variantes, parfois une nomenclature.
Ce travail de correspondance, souvent appelé mapping, représente l'essentiel d'un projet d'intégration. Il oblige à répondre à des questions concrètes. Un produit configuré correspond-il à un article ou à plusieurs ? Qui calcule la nomenclature, le configurateur ou l'ERP ? Que se passe-t-il quand une option n'a pas de code ?
Plus ces réponses sont claires au départ, plus l'intégration est courte.
Les étapes d'un projet d'intégration
Nous suivons toujours les trois mêmes étapes.
Avec vos équipes
L'état des lieux
Nous listons avec vous vos outils, vos flux et les données à échanger.
Selon ce que chaque outil permet
La connexion
Nous relions le configurateur à vos outils, par la méthode que chacun autorise.
Puis l'ajustement à l'usage
L'automatisation
Nous automatisons les tâches répétitives, et nous corrigeons ce que l'usage révèle.
Au-delà de l'ERP : les automatisations
Une fois les outils reliés, un événement dans le configurateur peut en déclencher un autre ailleurs. Trois exemples courants :
- un devis est accepté, la commande est créée dans l'ERP ;
- une demande arrive depuis le site, l'équipe commerciale est prévenue ;
- un revendeur passe commande, un accusé de réception lui est envoyé.
Le même principe vaut pour les autres outils : un CRM, un outil de facturation, un extranet existant ou un site e-commerce. Chez AMC Production, le configurateur 3D transmet au panier du site e-commerce deux images cotées de la configuration. Chez Axone-Spadone, l'espace des revendeurs a été intégré à l'extranet que le fabricant possédait déjà. Les deux récits sont dans nos cas clients.
Faut-il intégrer dès le départ ?
Non. Notre recommandation est de mettre le configurateur en ligne d'abord, puis d'intégrer quand le volume le justifie. Trois raisons à cela.
- Le configurateur rend service sans intégration. Les commandes arrivent complètes et justes, même si elles sont encore saisies une fois dans l'ERP.
- L'usage réel éclaire le besoin. Après quelques mois, vous savez quels flux valent d'être automatisés.
- Le projet reste court. Lier le lancement du configurateur à un chantier sur l'ERP allonge les deux.
Chez Simplyfirst, aucune intégration n'est obligatoire : nous ne mettons en place que celles qui vous font gagner du temps. La page Intégrations présente notre démarche.
Questions fréquentes
Faut-il changer d'ERP pour installer un configurateur ?
Non. C'est au configurateur de s'adapter à vos outils. Un éditeur qui exige un changement d'ERP vous vend un autre projet. Si vous devez de toute façon en changer, notre guide ERP menuiserie : comment choisir liste les critères, dont l'ouverture aux autres outils.
Notre ERP est ancien, est-ce bloquant ?
Rarement. Un ERP sans API sait en général importer des fichiers, et cela suffit pour recevoir des commandes. Tableur, outil maison, logiciel métier : on part de l'existant.
Qui réalise l'intégration ?
L'éditeur du configurateur, avec votre service informatique ou le prestataire qui maintient votre ERP. Prévoyez la disponibilité de ce dernier : c'est souvent lui qui fixe le calendrier.
Combien coûte une intégration ERP ?
Cela dépend de l'ERP et du nombre de flux. Chez Simplyfirst, les intégrations sont un poste distinct de l'estimation, chiffré avant la signature. Voir la page Prix d'un configurateur 3D.