Intégration Pennylane : envoyer ses factures Simplyfirst

L'intégration Pennylane envoie automatiquement vos factures Simplyfirst dans votre comptabilité Pennylane. Dès qu'une facture ou un avoir est finalisé, il part au format Factur-X, avec la fiche de son client. Vous n'avez plus rien à exporter ni à ressaisir, et votre expert-comptable voit vos ventes au fil de l'eau.

Ce que fait l'intégration

Chaque document finalisé dans Simplyfirst est importé dans les factures clients de Pennylane. Les cinq types de documents de vente sont concernés :

• les factures finales ;
• les factures d'acompte ;
• les factures de situation ;
• les factures manuelles ;
• les avoirs, y compris celui créé automatiquement quand vous annulez une facture.

Les acomptes et les situations partent comme les autres factures : Pennylane comptabilise la facture finale déduction faite des sommes déjà facturées, il lui faut donc toutes les pièces du chantier.

Le document est transmis au format Factur-X : un PDF identique à celui que reçoit votre client, qui contient aussi les données de la facture sous une forme lisible par un logiciel. Pennylane en lit les montants, la TVA et l'échéance sans ressaisie, et le PDF reste joint à l'écriture.

L'envoi va dans un seul sens, de Simplyfirst vers Pennylane. Les paiements enregistrés dans Pennylane ne remontent pas dans Simplyfirst.

Avant de commencer

Trois conditions doivent être réunies :

• L'offre Pro de Simplyfirst. La facturation en fait partie ; les tarifs sont sur la page Logiciel de devis menuiserie.
• Une offre Pennylane qui autorise la connexion d'outils externes. Les offres sont détaillées sur la page tarifs de Pennylane ; si la vôtre ne le permet pas, Simplyfirst vous l'indique au retour de Pennylane.
• Le droit de modifier les réglages dans Simplyfirst. Il fait partie du rôle de l'administrateur du compte ; pour un autre membre de l'équipe, il s'accorde dans les rôles de l'équipe (Réglages → Simplyfirst → Rôles).

Vérifiez aussi les fiches de vos clients : Pennylane exige une adresse complète (rue, code postal, ville). Pour un client professionnel, renseignez son SIRET ou son numéro de TVA intracommunautaire : il sert à le retrouver dans Pennylane. Ces informations sont de toute façon devenues obligatoires sur les factures, comme l'explique notre guide Devis et facture de menuiserie : les mentions obligatoires.

Connecter Pennylane pas à pas

1. Dans Simplyfirst

   Ouvrir la page Intégrations

   Allez dans Réglages → Intégrations → Pennylane, puis cliquez sur « Connecter ». Une fenêtre récapitule ce qui sera envoyé.

2. Sur Pennylane

   Continuer vers Pennylane

   Cliquez sur « Continuer vers Pennylane ». Identifiez-vous si besoin, choisissez la société qui recevra les factures et acceptez les autorisations demandées : la gestion des factures clients et celle des clients.

3. De retour dans Simplyfirst

   Vérifier la connexion

   Vous revenez sur la page Intégrations, qui affiche le badge « Connecté », le nom de la société Pennylane, la date et l'auteur de la connexion.

4. Au quotidien

   Finaliser une facture

   Rien d'autre à faire : chaque facture ou avoir finalisé à partir de maintenant part tout seul, en général dans la minute.

Les documents finalisés avant la connexion ne sont pas envoyés. Si vous en avez besoin dans Pennylane, transmettez-les comme vous le faisiez jusqu'ici.

Comment les clients sont retrouvés dans Pennylane

Avant chaque envoi, Simplyfirst cherche le client dans Pennylane, dans cet ordre :

1. un client déjà créé par Simplyfirst, grâce à une référence qu'il lui attribue ;
2. pour une entreprise française, un client portant le même SIREN, tiré du SIRET ou du numéro de TVA ;
3. à défaut, Simplyfirst crée la fiche, en société ou en particulier, avec l'adresse, l'e-mail et, s'ils sont connus, le SIREN et le numéro de TVA.

Les factures suivantes du même client vont sur la même fiche. Si votre expert-comptable fusionne ou supprime ce client dans Pennylane, Simplyfirst le retrouve ou le recrée au prochain envoi.

Un particulier déjà saisi à la main dans Pennylane n'est pas reconnu, faute d'identifiant commun : une seconde fiche est créée. Votre comptable peut les fusionner, l'intégration suivra.

Suivre les envois

Chaque facture et chaque avoir affiche un badge dans son en-tête :

• Envoyée à Pennylane : le document est dans votre comptabilité.
• Pennylane : en attente : l'envoi est en cours ou programmé.
• Pennylane : échec : le document n'a pas pu être envoyé. Survolez le badge pour lire la raison, corrigez-la, puis cliquez sur « Renvoyer à Pennylane ».

La page Intégrations récapitule le nombre de documents envoyés, en attente et en échec, et liste ceux en échec avec un bouton « Renvoyer ».

Un document n'est jamais importé deux fois : si un envoi est relancé alors que Pennylane avait déjà reçu la facture, Simplyfirst le détecte et marque simplement le document comme envoyé.

Que faire en cas d'erreur ?

La plupart des échecs viennent d'une fiche client incomplète. Le message indique ce qui manque.

• Adresse du client incomplète : complétez la rue, le code postal ou la ville du client, puis renvoyez.
• Nom du client manquant : pour un particulier, renseignez son nom de famille, puis renvoyez.
• Pennylane refuse la fiche client : le message de Pennylane suit, souvent à cause d'un numéro de TVA ou d'un SIREN mal saisi. Corrigez la fiche, puis renvoyez.
• Pennylane déconnecté : l'intégration a été déconnectée avant l'envoi. Reconnectez-la, puis renvoyez.

Quand Pennylane est momentanément indisponible, Simplyfirst réessaie seul, à intervalles croissants, pendant environ neuf heures. Le document ne passe en échec qu'ensuite.

Badge « À reconnecter »

Si l'accès a été retiré depuis Pennylane, ou si la connexion n'a pas pu être renouvelée, la page Intégrations affiche « À reconnecter » et la personne qui avait connecté Pennylane reçoit un e-mail. Rien n'est perdu : les envois restent en attente. Cliquez sur « Reconnecter » et refaites l'étape Pennylane ; les documents en attente partent aussitôt.

Déconnecter ou changer de société

Le bouton « Déconnecter » de la page Intégrations arrête les envois. Les factures déjà importées restent dans Pennylane ; les envois en attente sont abandonnés.

Pour envoyer vos factures vers une autre société Pennylane, déconnectez puis reconnectez en choisissant la nouvelle société. Les fiches clients y seront retrouvées ou créées au fil des envois.

Questions fréquentes

L'intégration est-elle payante ?

Elle est comprise dans l'offre Pro de Simplyfirst, sans supplément. Côté Pennylane, elle nécessite une offre qui autorise la connexion d'outils externes.

Mes factures déjà émises seront-elles envoyées ?

Non. Seuls les documents finalisés après la connexion partent dans Pennylane.

Puis-je modifier une facture déjà envoyée ?

Une facture finalisée ne se modifie pas, dans Simplyfirst comme ailleurs. Pour la corriger, annulez-la : l'avoir créé à cette occasion est envoyé à Pennylane comme les autres documents, et vous émettez une nouvelle facture.

L'intégration remplace-t-elle la plateforme agréée de la facturation électronique ?

Non. Elle alimente votre comptabilité Pennylane. La transmission de vos factures électroniques à vos clients professionnels par une plateforme agréée est un sujet distinct, présenté dans notre guide Facturation électronique artisan.

Mon expert-comptable doit-il faire quelque chose ?

Non. La connexion se fait depuis Simplyfirst, par une personne qui a accès à la société dans Pennylane. Votre comptable retrouve ensuite les factures et les clients dans le dossier, comme s'ils avaient été saisis sur place.

À qui poser une question sur l'intégration ?

À l'équipe Simplyfirst, qui l'a conçue et en assure le support : par le chat du logiciel ou à contact@simplyfirst.fr.